Auf Basis der XFT Add-On Suite implementierte die TRUMPF GmbH + Co. KG, Hersteller von Werkzeugmaschinen, Lasertechnik, Medizintechnik und Elektronik, einen neuen, unternehmensweit einheitlichen Prozess zur Beantragung neuer Kaufteile, der vollständig in SAP geführt und dokumentiert wird.
Ausgangssituation
Bei der TRUMPF GmbH + Co. KG sind sämtliche Kauf- und Normteile im SAP-System erfasst. Die Beantragung und Genehmigung neuer Teile erfolgte in der Vergangenheit dennoch außerhalb des SAP-Systems. Dies führte dazu, dass oft neue Teile beantragt wurden, obwohl ein entsprechendes Teil bereits im Bestand war. Davon betroffen waren vor allem Kaufteile, die – anders als die Normteile – nicht vollständig nach DIN klassifiziert werden konnten. Dadurch sammelten sich im Laufe der Zeit immer mehr Dubletten in den Materialstämmen an. Außerdem stellten sich einige Anträge als überflüssig heraus.
Der Bestellprozess war ineffizient. Für jede Bestellung mussten umfangreiche Formulare ausgefüllt und geprüft werden, die sich von Teil zu Teil unterschieden. Und war das Teil erst einmal genehmigt, mussten die Daten noch von Hand ins SAP-System übertragen werden – allein das beanspruchte für jedes neue Teil eine gute halbe Stunde Arbeitszeit.
Um einerseits den Prozess zur Beantragung und Genehmigung neuer Kaufteile zu vereinfachen und zu beschleunigen und andererseits die Qualität der Anträge und der erfassten Daten zu verbessern, wurde 2009 das Projekt „Neuer Kaufteil-Beantragungsprozess“ ins Leben gerufen. Ziel war es, einen einheitlichen, vollständig in SAP geführten und dokumentierten Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und Erfüllung von Qualitätsstandards zu etablieren.
Die Entscheidung für XFT
Von vorneherein stand fest, dass man nur mit einer Lösung in SAP das Problem der Datenqualität würde lösen können. Da bei TRUMPF andere Lösungen von XFT zum integrierten Dokumenten- und Prozessmanagement bereits erfolgreich im Einsatz waren (u. a. eine digitale Personalakte und ein Vertragsmanagement), lag die Entscheidung nahe, auch in diesem Projekt die Komponenten der XFT Add-On Suite zu nutzen.
Vorgehen im Projekt
Der Budgetrahmen für das Projekt war sehr eng gefasst, weil kurz nach der Entscheidung für das Projekt die Wirtschaftskrise des Jahres 2009 einsetzte. Gleichzeitig stand das Projekt unter hohem Erfolgs- und Rechtfertigungsdruck. Dank des flexiblen, modularen Ansatzes der XFT Add-On Suite konnten zahlreiche bereits vorhandenen Komponenten und Funktionen für den neuen Kaufteilbeantragungsprozess genutzt werden. Wo diese nicht ausreichten, stellte XFT weitere Logiken und Strukturen zur Verfügung, die das IT-Team bei TRUMPF, das über Erfahrungen mit der XFT Add-On Suite verfügte, mit Leben füllte. Dies half, eine umfassende, leistungsfähige Lösung zu erhalten, ohne das Budget zu überschreiten.
Ein erster Prototyp stand im Herbst 2009 zur Verfügung, ein gutes Vierteljahr nach dem Projektstart. Anhand des Prototyps wurden die Funktionen weiter ausgebaut und verfeinert, im Januar 2010 begannen die Produktivtests. Im März 2010 erfolgte dann innerhalb weniger Wochen der weltweite Rollout.
Die Lösung basiert auf den beiden XFT-Basiskomponenten XFT Task Manager und XFT Queue Manager. Der XFT Task Manager liefert die Infrastruktur für den Aufbau des Beantragungsprozesses und der zugehörigen Kaufteilakte. Der XFT Queue Manager kümmert sich um die korrekte Abwicklung der einzelnen Arbeitsschritte im Hintergrund.
Über eine SAP-Transaktion steigt der Antragsteller direkt in die Maske zur Beantragung eines Kaufteils ein. Über die (unternehmensweit gültige) Klassenstruktur oder über eine Suchfunktion wählt er ein Vorlagematerial aus, das dem gewünschten Kaufteil ähnelt. Durch dieses Vorgehen wird der Antragsteller an die Suche im SAP herangeführt. Ähnliche oder identische Teile können im Vorfeld gefunden werden. Daraufhin bekommt der Antragsteller das (ebenfalls unternehmensweit vereinheitlichte) Formular zur Erfassung der Stammdaten angezeigt. Die Felder sind automatisch mit den Werten des Vorlagematerials vorbefüllt, so dass der Antragssteller nur noch abweichende Angaben eintragen muss. Im Hintergrund wird unterdessen geprüft, ob nicht doch bereits ein Teil mit den gleichen Daten im System vorhanden ist und gegebenenfalls dem Antragsteller vorgeschlagen. Damit – und mit der Arbeitserleichterung, die die Auswahl eines Vorlagematerials
bietet – wird verhindert, dass unnötig Dubletten im System angelegt werden. Auch Erfassung der Materialstammdaten die Klassifizierung des Teils wird vom Vorlagematerial übernommen. Handelt es sich nicht um ein Normteil, welches das System automatisch anhand der Klassifizierung erkennt, wird der Antragsteller aufgefordert, dem Antrag ein Datenblatt beizufügen. Auch können weitere Dokumente an den Antrag angehängt werden. Abschließend muss der Antragsteller noch eine Werkszuordnung vornehmen, für das das Kaufteil bestellt werden soll; dann kann er den Antrag abschicken. Eine Bestätigung seines Antrags bekommt er per E-Mail zugestellt.
Das System kann anhand der Klassenzuordnung und der Werkszuordnung identifizieren, welches Technologie-Expertenteam zuständig ist, und stellt den Antrag automatisch per E-Mail zu. Über einen Link in der E-Mail gelangt der Genehmiger direkt in den Antrag, wo er direkten Zugriff auf die erfassten Daten und bereitgestellten Dokumente hat. Alternativ kann er auch mit der SAP-Workflow-Inbox arbeiten, in die ihm der Antrag ebenfalls zugestellt wurde. Der Genehmiger kann nun den Antrag genehmigen, ablehnen oder mit Rückfragen oder Kommentaren zurück an den Antragsteller schicken (z. B. wenn weitere Informationen benötigt werden). Genehmiger wie Antragsteller bekommen über die Entscheidung eine Benachrichtigung per EMail. Reagiert der Genehmiger nicht innerhalb von zwei Werktagen, schickt das System an beide (Genehmiger und Antragsteller) eine Erinnerungsmail. Wenn die Kaufteilbestellung genehmigt wurde, wird der entsprechende Materialstamm automatisch auf Grundlage der zuvor erfassten Daten im SAP-System angelegt.
„Ich arbeite seit 1996 im SAP-Umfeld, und dies war eines meiner effizientesten Projekte. Eine so gute Lösung in so kurzer Zeit hinzubekommen, wäre ohne die Flexibilität und Leistungsfähigkeit der XFT-Komponenten nicht möglich gewesen. Und ich habe nie zuvor erlebt, dass ein neuer Prozess von allen Beteiligten so gut angenommen wurde. Es gab von allen Seiten nur Lob!“
Hohe Benutzerzufriedenheit
Das neue Bestellverfahren wurde von allen Beteiligten gut angenommen. Die einheitliche und automatisierte Vorgehensweise wurde von allen als Erleichterung gegenüber dem vorherigen komplizierten Verfahren empfunden. Dass über die vom System versandten E-Mails ein schneller Zugriff direkt auf die Bestellung möglich ist, förderte die Akzeptanz zusätzlich und überzeugte selbst Mitarbeiter, die normalerweise ungern im SAP-System arbeiten.
Verbesserte Prozesseffizienz
Der Aufwand für die Kaufteilbestellung und die Materialanlage im SAP-System konnte erheblich reduziert werden. Zuvor musste jedes Teil nach der Beantragung noch von Hand im System erfasst werden, was pro Neuanlage etwa eine halbe Stunde in Anspruch nahm. Bei durchschnittlich 350 bis 500 Teilen im Monat entspricht das einer Zeitersparnis von monatlich rund 200 Stunden. Dadurch konnte bei gleichbleibender Personalkapazität das einheitliche Bestellverfahren auch noch auf Betriebsstoffe (wie Büromaterial, Werbemittel etc.) ausgeweitet werden.
Steigerung der Datenqualität
Finanziell nicht messbar, aber im Alltag spürbar ist die bessere Datenqualität der Materialstämme im System. Die Angaben sind vollständiger und akkurater, der Anteil der Dubletten sank um 5%.
Anerkennung
Einen unerwarteten, aber besonders befriedigenden Effekt hatte der Erfolg des Projekts für die verantwortlichen Teams in IT und Qualitätssicherung: Sie erfahren eine gesteigerte Akzeptanz und Anerkennung als Prozessgestalter im Unternehmen.
